Voorafgaand aan de benchmark wordt aan de deelnemende organisaties gevraagd wat hun strategische ambities zijn en welke leervragen beantwoord moeten worden om daar te komen. Naast deze informatie hebben de onderzoekers beschikking over jaarverslagen, meerjarenbeleidplannen, etc. Op deze manier weten de onderzoekers waar de organisatie vandaan komt. Daarnaast is er de input van het Business Maturity Model (BMM), waarbij een online vragenlijst wordt uitgezet bij sleutelpersonen binnen de organisatie. Tot slot leveren de prestatie-indicatoren belangrijke kwantitatieve informatie.
figuur 2: Procesbeschrijving.
Als eerste gesprek tussen de organisatie en het onderzoeksteam wordt de pre-startdialoog gehouden. Deze dialoog heeft als doel kennis maken met elkaar en met de organisatie. Hierna volgt de startdialoog, hierin wordt het eerste beeld van de organisatie teruggegeven. Daarna volgen nog een tussen- en een einddialoog. Het is de bedoeling dat het onderzoeksteam en de organisatie gedurende het onderzoek met elkaar in gesprek blijven. Resultaten worden tussentijds teruggekoppeld, zodat er met de organisatie over kan worden gesproken. Aan het eind worden in de einddialoog de definitieve resultaten van het onderzoek getoond en gaan het onderzoeksteam en de organisatie hier over in gesprek.
Tijdens het onderzoek vinden er evaluaties plaats tussen de verschillende onderzoeksteams. Daarnaast is aan elk team een coach (een bestuurder van een van de deelnemende organisaties aan de RBB Groep) verbonden. Hier kan tijdens het hele onderzoek gebruik van worden gemaakt door middel van het vragen van advies en spiegelen van resultaten. Als het onderzoeksteam tijdens het onderzoek bij een organisatie iets tegenkomt waar andere organisaties iets van kunnen leren, wordt het good practices team ingeroepen. Dit team zal dan op een later moment de good practice in kaart brengen.